La gestione della flotta è l'insieme delle attività gestionali relative al parco autoveicoli (autovetture, autobus, autocarri) di una azienda. Talvolta il termine viene esteso anche a mezzi di trasporto diversi da quelli su gomma, ad esempio alla gestione della flotta navale o di quella aerea. Per le imprese che operano sul territorio i costi relativi ai mezzi di trasporto possono essere una componente rilevante dei costi aziendali, ai quali va riservata quindi la dovuta attenzione.

I costi elevati della gestione della flotta portano talvolta all'esigenza di collocare questa funzione all'esterno dell'azienda.

Questa esternalizzazione consente una riduzione dei costi non solo a causa della maggiore efficienza che una azienda specializzata può ottenere, ma anche grazie all'economia di scala negli acquisti ed al monitoraggio della qualità e del costo dei fornitori.

La gestione della flotta comprende:

  • attività di natura finanziaria: acquisto, noleggio, gestione del leasing, vendita dell'usato, stipula di assicurazioni
  • attività di natura logistica: collocazione, trasporto, assegnazione, autorizzazione dei guidatori
  • attività di mantenimento dei mezzi, quali: sostituzione pneumatici, revisioni, manutenzione ordinaria e straordinaria sia per ragioni di efficienza che di sicurezza
  • attività di gestione corrente, quali: tessere carburante, telepass, bollo, contatti con la compagnia di assicurazioni, "multe",[1] sinistri
  • attività di pianificazione missioni: pianificazione consegne, pianificazione interventi

Lo scopo della gestione della flotta è quello di migliorare l'efficienza e la produttività della attività legate al settore trasporti delle aziende, riducendone i costi complessivi ed al contempo riducendo o eliminando i rischi corrispondenti, in particolare garantendo l'aderenza alle legislazioni vigenti.

Una maggiore efficienza può essere ottenuta in molti modi diversi:

  • scegliendo opportunamente la combinazione di tipologie di contratto di fornitura dei mezzi (acquisto, leasing, noleggio a lungo o a breve termine) ed all'interno di ogni categoria effettuando una selezione dei fornitori;
  • limitando i tempi di fermo macchina mediante opportuna programmazione, sia limitando gli spostamenti a vuoto che anticipando le attività di manutenzione e sostituzione mediante modelli di simulazione del ciclo di vita dei veicoli;
  • definendo e rinforzando le politiche aziendali di assegnazione dei veicoli in modo da accentuarne l'aspetto economico;
  • presidiando e monitorando le spese collegate alla gestione veicoli, per verificarne la rispondenza all'atteso e dirimere eventuali contrasti fra i fornitori e l'azienda;
  • implementando un sistema di gestione aziendale per la sicurezza stradale conforme ai requisiti dello standard internazionale ISO 39001 ("Road Traffic Safety management Systems").

Di recente la disponibilità di sistemi di localizzazione ha aggiunto alle attività di gestione il tracciamento della posizione della flotta e la gestione avanzata della sicurezza dei mezzi mediante antifurto satellitare.

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